Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Ribe Cykelklub (benævnt RCK) - jvf. Vedtægters § 10

00: Formål
01: Foreningens vision, mission og værdier
02: Kerneområder for bestyrelsens arbejde
03: Mødeaktivitet for bestyrelsen
04: Arbejdsdeling
05: Tavshedspligt
06: Regnskabssikring
07: Gave politik
08: Æres medlemmer
09: Sponsor & samarbejde
10: Aktiviteter & ansvarlige/udvalg & arbejdsbeskrivelser

00: Formål

Denne forretningsorden har til formål at fastlægge de overordnede rammer for arbejdet i Ribe Cykelklub (bestyrelse og eventuelle udvalg)

Forretningsordenen bliver løbende ajourført af den til enhver tid siddende bestyrelse, som ses under " Om klubben/Bestyrelsen"

01: Foreningens vision, mission og værdier

Vision: 

• Ribe Cykelklub skal være et attraktivt samlingssted for fysisk aktivitet og fællesskab. Aktivitet er primært landevejscykling i perioden fra ultimo marts til ultimo oktober. Der er begrænset aktivitet på landeveje i vinterhalvåret, og de aktiviteter der forekommer, ud over landevejscykling i sommerhalvåret, betragtes som sekundære og som oftest uden bestyrelsens ansvar for gennemførelse.

Mission:      

• Tilbyde et fællesskab, der skaber glæde og trivsel for alle gennem cykling.

•  Skabe gennemsigtighed, så det er nemt og sjovt at være medlem og frivillig.

• Give plads til udvikling og nytænkning.

• Værne om foreningen og dennes traditioner og identitet som skaber værdi lokalsamfundet.

•  Gøre en indsats for at binde relationer til foreningen og vores sponsorer             

Værdier:

• Glæde, fælleskab, frivillighed

02: Kerneområder for bestyrelsen

Bestyrelsens arbejde har altid afsæt i klubbens kærneområder:

Pressekontakt/kommunikation        Nyhedsbreve                 Vedligehold af hjemmeside *
Kaptajn ansvar *                           Sponsortøj *                 Sponsorkontakt *
Gennemførelse af events *             Afvikling af langture *    Afvikling af klubmesterskaber *
Afvikling af udlandsture *               Afvikling af gen. Fors.    Persondataforordning
Kontakt til DCU/DIF                       Kontakt til offentlige       Kontakt til pengeinstitut
Årshjul                                         Events *                       ”mimrehold” og mandagshold *

Kerneområder - de med * markerede – kan være opgaver der udføres af andre end bestyrelsen, MEN hvor en (eller flere) i bestyrelsen er kontaktperson(er) og ansvarlig for at bestyrelsens vejledninger overholdes.

Der skal hvert år efter generalforsamlingen aftales hvem i bestyrelsen der har ansvar for hvilke kerneområder.

Bestyrelsen skal sikre driften af foreningens idrætstilbud, ved at:
Sikre at der i alle udvalg er en overdragelsesliste/opgaveliste i form af et årshjul. (SE PUNKT 10)
Sikre et optimalt forhold mellem antal hold og medlemmer/ansvarlige.
Udvalg/kaptajner rapporterer succeser og udfordringer til bestyrelsen.
Bestyrelsen holdes løbende opdateret ift. status på aktivitet.

Sikre det frivillige engagement i foreningen ved at:
Sørge for tilstrækkeligt antal kaptajner til de – på nuværende tidspunkt – 4 hold,
som klubben hastigheds / neveau mæssigt opdeler medlemmerne i. Det er formålstjenligt, at der
for hvert hold kan være op til 3 kaptajner – som er i stand til at følge den hastighed
der er på det hold, man er kaptajn for, samt har den fornødne indsigt i at forberede ruter/træning og gøre disse underholdende og interessante for medlemmerne.

Sikre økonomien, ved at:
Fremvise driftsresultat til dato ved hvert bestyrelsesmøde.
Sørge for at der skal 2 til at betale regninger, enten i form af separation af adgang
til bank, eller ved at der fysisk foreligger attestation på betalinger fra formand til
kasserer på regninger til betaling.

Sikre kommunikation:
Til foreningens medlemmer ved nyheder, idrætsudbud mv.
Kommunikation sker gennem nyhedsmail, Facebook og hjemmeside.

03: Mødeaktivitet for bestyrelsen

Bestyrelsen i Ribe Cykelklub gennemfører følgende planer:

Bestyrelsesmøder:
Afvikles typisk 4-6 gange årligt fordelt som følger:

Januar:       Bestyrelsesmøde med fremlæggelse og godkendelse af sidste års regnskab
                  Forberedelse af dagsorden til årets generalforsamling. 
februar:      Afvikling af årets generalforsamling med efterfølgende konstituering af bestyrelse
                  og gennemgang af forretningsorden – specielt hvis nye medlemmer vælges ind.
Marts:         Gennemgang og planlægning af årets aktiviteter, samt fordeling af ansvar herfor.
                  Opstartsmøde for medlemmer.
August:       Opfølgning på sæson og ajourføring af resterende aktiviteter for året.
November:  Bestyrelsesmøde og julefrokost for bestyrelsen.




Generalforsamling:    Februar – for alle medlemmer med betalt kontingent for året før
                                    samt nye medlemmer med betalt kontingent for det år hvori
                                    generalforsamling afholdes.
Opstarts møde:          Marts – alle medlemmer inviteres til opstart
Kaptajn møde:           Marts -  For de kaptajner der har budt ind til sæson, koordinering af
                                    ønsker, planer og ansvar – deltagelse af den eller de i bestyrelsen der
                                    er ansvarlige for kaptajner.

Mødeindkaldelser - intervaller:

Bestyrelsesmøder     Indkaldelse senest 1 uge før bestyrelsesmøde, gerne med dagsorden.
                               Referat sendes ud senest en uge efter afholdt møde.
Generalforsamling     Se vedtægter.

Bestyrelsens beslutningsdygtighed og – procedurer – se også vedtægterne § 10

a)               Beslutninger, hvor der ikke opnås enighed afgøres ved afstemning.
b)               Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens 
                  medlemmer er til stede – heraf skal dog være mindst formand eller næstformand.
c)               Beslutningerne skal altid læne sig opad foreningens vision, mission og værdier og
                  dermed ikke foretages ud fra personlige holdninger/ betragtninger.
d)               Hvis der i bestyrelsen er ægtefæller, par eller andre nære relationer, må disse
                  medlemmer ikke foretage væsentlige beslutninger ved møder, hvor der kun er tre  
                  bestyrelsesmedlemmer repræsenteret.
e)               Beslutningen skal føres til referat eller beslutningslog.

Bestyrelsen er til enhver tid ulønnet og modtager ikke honorar for nogen ydelser, der kan dog forekomme behov for dækning af bestyrelsesmedlemmers private afholdte udgifter til udførelse af bestyrelsesopgaver i RCK regi. Dette kan være kontorhold, kørsel, mødeudgifter.

Som udgangspunkt afholdes bestyrelsesmøder uden udgift for RCK, men afvikles på skift hos bestyrelsesmedlemmer, som hver især er vært for eventuel forplejning.

Der afvikles som regel dog et årligt bestyrelsesmøde (den sidste på året), hvor mødet, traditionen tro, bliver afholdt på ekstern placering og med beværtning på foreningens regning. (julefrokost).

Bestyrelsens beslutningslog:

a)               Bestyrelsens medlemmer i RCK har handlefrihed og kan træffe individuelle
                  beslutninger ud fra foreningens vision, værdier og mission samt ud fra
                  bestyrelsestitler og kerneområder.
                  1) Beslutningen må ikke have kendte direkte udgifter på mere end kr. 1.000,00
                  2) Beslutninger hvis aftale mellem formand og 1 bestyrelsesmedlem må ikke have 
                      kendte direkte udgifter på mere end kr. 2.500,00
                  3) Beslutningen må ikke omhandle ekskludering af medlem eller en frivillig.
                  4) Beslutningen må ikke indeholde en løbende aftale eller kontrakt.

b)               Bestyrelsen finder det nødvendigt med denne handlefrihed, så den netop ikke
                  bliver handlingslammet.

c)               Er den resterende bestyrelse uenig i den individuelle beslutning kan disse altid
                  genoptages ved næstkommende møde, evt. kan formanden kontaktes for et
                  ekstraordinært bestyrelsesmøde.

04: Arbejdsdeling

Bestyrelsen i RCK består af 6 medlemmer. Herudover er der 2 suppleanter og en revisor/-suppleant. Ingen af sidstnævnte to grupper holdes ajour, eller deltager i bestyrelsesmøder.

Bestyrelsens titler:

Formand                       Overordnet ansvarlig for foreningens virke, udvikling og identitet
Næstformand                Sikre bestyrelsens arbejde & virke i tilfælde af frafald fra formand
Kasserer                       Sikre økonomien
Sekretær                      Holde hjemmesiden opdateret inkl. referater fra møder.



 05: Tavshedspligt

Alle personfølsomme oplysninger behandles med tavshedspligt

06: Regnskabssikring

Ved hvert bestyrelsesmøde fremlægges driftsregnskab og status for år til dato, samt information om restforventninger til året.

Der udarbejdes hurtigst muligt efter årets afslutning årsregnskab med gennemgang fra revisor og godkendelse af bestyrelsen.

Bankforbindelse:  Sydjysk Sparekasse – Ribe

Historik: Tidligere års materiale, regnskaber, vedtægter, andet, gemmes hos den til enhver tid værende formand og overdrages til ny formand ved skift af bestyrelsespost/medlem.




07: Gavepolitik

Gavepolitik i RCK er som følger

Årets generalforsamling:                   Der gives en vandrepokal til ”årets kammerat” som  
                                                      vælges ved sæsonafslutningen. Ud over pokal lille
                                                      opmærksomhed til værdi kr. 150-200

Udtrædende bestyrelsesmedlemmer: Der gives en gave til værdi kr. 300.-.

Dødsfald blandt medlemmer:            Der gives en bårebuket, eller en blomsteropmærksomhed til
(gælder også ægtefælle eller kæreste)      nærmeste pårørende (ægtefælle/kæreste) værdi ca. 250.-                               
Sygdom/ulykke på cykel                   RCK giver en opmærksomhed til medlemmer der kommer
                                                      til skade under træning i klubregi – værdi ca. kr. 200.-
                                                     
                                                      Sker ulykke på træning individuelt, eller til ikke
                                                      klubmæssigt arrangeret officielt træningspas, giver
                                                      klubben ikke opmærksomhed, men anbefaler at de
                                                      eventuelle medlemmer, der har cyklet sammen med den
                                                      tilskadekomne, eller som føler et tæt venskab/tilknytning
                                                      til personen selv samler ind og bidrager med
                                                      opmærksomhed.

Klubmesterskaber:                           Der forsøges hvert år, at blive afviklet klubmesterskaber
                                                      i hhv. klasse 1 (hold 1) klasse 2 (hold 2) og klasse 3 (hold 
                                                      3-4).

                                                      Der vil fra klubben blive givet en beskeden præmie til
                                                      hver klasses nr. 1, 2 og 3. Samtidig vil der på hjemmeside
                                                      blive en permanent side, hvor information om årets
                                                      klubmesterskaber og vindere vil blive visualiseret for
                                                      fremtiden.

                                                      Hvordan årets afvikling og præmieniveau forløber, kan
                                                      være individuelt fra år til år – og eventuelt foregå ved 
                                                      bidrag fra sponsorer eller fra foreningskassen.

 

08: Æres medlemmer

Kriterier for udnævnelse af æresmedlem i RCK:

Som æresmedlem kan udnævnes en person der gennem sit virke og engagement over en længere årrække har gjort en særlig eller ekstraordinær indsats til gavn for RCK og dennes medlemmer. Det kan være på baggrund af at:

- Have udvist en længevarende interesse for foreningens liv.
- Have været eller er en markant personlighed i RCK.
- På værdig vis, at have repræsenteret foreningen.
- Have virket på/eller virker på lederplan. Er eller har været medlem i en lang periode.
- Ved sin indsats, at have sat sig spor i foreningens historie.

Der kan ud over disse kriterier udnævnes personer som gennem vores forening, har ydet klubben en særlig velvillighed eller begunstigelse.

Indstilling af personer til æresmedlem kan komme fra klubbens medlemmer. Bestyrelsen behandler en gang årligt alle indstillinger, således at hæderen/udnævnelsen kan foretages på først komne generalforsamling. En person der er blevet udnævnt til æresmedlem af foreningen, tilbydes og inviteres til foreningens årlige generalforsamling.

Æresmedlemmer er kontingentfri, har stemmeret på generalforsamlinger og inviteres til klubbens arrangementer, på samme vilkår som øvrige medlemmer.

Hvis et æresmedlem som udtaler sig krænkende eller taler nedsættende om RCK, vil dette blive behandlet i bestyrelsen, som i sådanne tilfælde, suverænt kan afgøre om personen vil blive frataget sit prædikat som æresmedlem.

I Praksis vil et æresmedlem blive registreret som fast medlem af klubben, og hermed få de informationer og beføjelser som tilfalder øvrige medlemmer.

Som synligt bevis på udnævnelsen som æresmedlem, udfærdiges et af bestyrelsen et særligt diplom, der bekræfter udnævnelsen, samt en gave til en værdi fastsat af den til enhver tid værende bestyrelse.



09: Sponsorer & -samarbejde

Med udgangspunkt i vores visioner og mission, er vores hovedvægt på hygge, socialt samvær og ikke mindst motion på landeveje sommerhalvåret primært.

Vi bliver via vores sponsorer støttet med et ikke uvæsentligt beløb for gennemførelse af vores arrangementer gennem en sæson. Til gengæld for den økonomiske støtte, vi bliver tildelt ved primært reklameplads på klubbens officielle cykeltøj, føler RCK sig også forpligtet til at gøre en indsats for, at synliggøre sponsorer via de kanaler vi har mulighed for.

Derfor gør vi en indsats for at synliggøre sponsorer - ud over vores cykeltøj – på brevpapir, kuverter, på hjemmeside med reklameplads og hvor det er muligt, at linke til firmaernes egne hjemmesider.

I det omfang vi med gennemførelse af årets aktiviteter, kan gøre brug af, eller støtte sponsorer med indkøb eller synliggørelse. Og eller ved afvikling af arrangementer, hvor vi inddrager deres lokalitet, eller på anden vis udbygger vores samarbejde med sponsorer, skal vi altid have dette i tankerne.

Ud over vores primære sponsorer på klubtøj, vil vi til enhver tid forsøge at dyrke nye muligheder for sponsorindtægter på de områder, hvor det kan være muligt. Det kan være via bannerreklamer på hjemmeside, sponsorpræmier til arrangementer – andet. Alle i klubben bør kende vores strategi, så de har mulighed for at tilføre supplerende sponsorer, til fremme af de aktiviteter vi foretager.
 

10: Aktiviteter & ansvarlige/udvalg & arbejdsbeskrivelser

Sommertræning / bestyrelse
Kaptajn ansvar / bestyrelse
Generalforsamling / bestyrelse - Kim
Harzen tur / bestyrelse - Henry og Peter
Udlandsture / bestyrelse / Udvalg
Årets ture & weekender / bestyrelse - Udvalg
Sommergrill hos Ribe Bryghus / bestyrelse
Afslutningsfest / bestyrelse
Events – sociale / bestyrelse - Udvalg 
Sponsoransvar / bestyrelse - Kim og Knud-Aage
Klubtøj / bestyrelse - Kim
Hjemmeside & FB /  bestyrelse - Peter
Klubmesterskaber / bestyrelse - Udvalg
Vadehavs Gravel Løbet / Bestyrelse

Arbejdsbeskrivelser af tilbagevendende aktiviteter:

Harzenturen: * I det tidlige forår skal bestyrelsen beslutte sig for om Harzenturen skal tilbydes. * hvis ja skal hotellet i Harzen kontaktes og der skal forhåndsreserveres det antal værelser, som skønnes realistisk. Mail til hotel Zur Erhlung i Braunlage v./Oliver Winkel: hotel-erholung@harz.de * Indbydelse pr. mail i god tid og deadline for tilmelding er 1. juli. Herefter kontaktes hotellet igen for endelig tilmelding. * Der skal reserveres bil til cykeltransport i god tid. * Kørsel i privatbiler koordineres. * Morgenbrød hos Pompei bestilles og pålæg indkøbes, til pause på turen.

Silkeborgturen: * Bestyrelsen skal i foråret beslutte sig for om turen i september skal tilbydes. * Hvis ja skal hotel Scandic i Silkeborg kontaktes, for at høre hvilken weekend, som passer hotellet bedst. Lone Hald, som er receptionsleder på hotellet, kan kontaktes direkte på mail: lone.hald@scandichotels.com eller blot til receptionen: silkeborg@scandichotels.com * Der skal spørges om de vil give os et tilbud på ophold og aftensmad. Hotellet plejer at forhåndsreservere 10 dobbeltværelser. * Ca 1½ måned inden weekenden, skal hotellet have endelig tilmeldingstal.

Vadehavs Gravel Løbet: * Løbet afvikles i april og bestyrelsen finder meget tidligt en dato for afvikling, da det skal afpasses med tidevandskalenderen. * på årets første bestyrelsesmøde fordeles arbejdsopgaver til Bestyrelsesmedlemmer/udvalg: Ruter, tilladelser, Sportstiming, forplejning, depoter, bestille parasoller hos kommunen, indkøb, bestille medaljer, bemanding, markedsføring...